Con la diffusione del CoVid-19 anche conosciuto come “coronavirus”, i manager avrebbero dovuto immaginare che la tempesta economica ad essa annessa ci stava per colpire duramente e a lungo. Organizzarsi e pianificare il prossimo futuro è la vera sfida per far si che le aziende anche affermate possano sopravvivere premettendo che tutti coloro che pensano di poter attendere e ripartire come nulla fosse successo è sconfitto in partenza: bisogna prepararsi alla possibilità che i loro gruppi di lavoro debbano forzatamente lavorare da casa per lunghi periodi, anche non consecutivi.
Due mesi fa nessuno ha pesato correttamente la gravità della situazione ed ora con il probabile giro di gite e la conseguente lunga chiusura anche di molte tipologie di attività produttive le aziende sono costrette a ricorrere a nuove strategie per evitare un blocco totale delle proprie attività ricercando metodologie di collaborazione e mantenendo attive le roadmap lavorative già precedentemente definite.
La prospettiva di dover lavorare da casa sta diventando la via sempre più probabile ed asuspicabile per un’ampia fascia di lavoratori che vedranno cambiati in modo repentino i classici normali modelli di lavoro, le modalità di scambio nelle comunicazione e condivisione risorse e verranno stravolte tutte le metodologie e dinamiche aziendali finora utilizzate. Le aziende hanno il dovere di operare con serietà e determinazione di fronte a questa drammatica condizione, nuova e generale, garantendo la sicurezza e la salute dei lavoratori e dei clienti mitigando la crescente incertezza e l’ansia circa i pericoli personali derivanti dall’epidemia: il forte impatto negativo sull’economia dei nostri paesi renderanno ancora più importante la sfida al fine di poter ripartire preparati nel momento di ripresa della domanda del mercato.
Per prima cosa l’azienda deve adattarsi a questi cambiamenti di lavoro definendo strategie percorribili che possano garantire la collaborazione attiva tra le varie forze lavorative attraverso linee guida che vengono identificate per mantenere efficace il porprio core business.
La forza lavoro non più localizzata ma distribuita, impone all’azienda di modificare le gerarchie di comunicazione specie dove il titolare è un accentratore dell’attività lavorativa/produttiva: si devono definire dei capi gruppo che raccolgono le informazioni da trasmettere ai vertici aziendali per evitare la comunicazione one to one e uno scollamento del gruppo di lavoro e delle informazioni ad esso annesse: questo permette anche a coloro che lavorano su progetti individuali di rimanera a contatto con la strategia e le linee guida aziendali. Per evitare incomprensioni l’azienda deve definire a priori gli obiettivi e le modalità da perseguire focalizzando i progetti di gruppo e quelli individuali ma rimanendo concentrati sulle priorità predefinite dall’azienda. L’azienda deve porre attenzione a una roadmap lavorativa in continuo mutamento ri-priorizzando gli obiettivi di volta in volta, assegnando attentamente incarichi ed obiettivi comunicandoli a tutto il team lavorativo.
Per evitare di sovrapporre più progetti alle stesse persone, l’azienda deve inoltre pianificare correttamente il carico di lavoro per evitare un sovraccarico su alcuni soggetti e distribuendo nel tempo il carico di lavoro correlato alle corrette competente delle persone interessate. Nel contempo esistono difficoltà operative direttamente collegate alla crisi in atto dipendente dal coronavirus: la logistica. I trasporti subiscono e subiranno dei forti rallentamenti con il conseguente interessamento dello sviluppo di alcuni progetti. L’azienda deve coordinarsi con i gruppi di lavoro per evitare di apportare ulteriore carico di stress lavorativo su alcuni soggetti ma distribuire le problematiche e risolverle sinergicamente.
Per ottenere questi risultati, l’azienda deve mantenersi connessa a tutti i gruppi lavorativi e anche ai singoli che stanno approntando percorsi progettuali più definiti e puntuali. Questo permetterà di rimanere incentrati sugli obiettivi e contestualmente mantenere un rapporto umano tra le persone che fanno parte dell’azienda senza alienare nessun individuo e lasciarlo abbandonato agli eventi annessi e connessi che ci stanno purtroppo colpendo.
Al fine di ottenere questo, l’azienda deve precedere e prevedere possibili problematiche sociali dipendenti dallo stato di salute delle persone o dal sesso o da possibili pregiudizi interpersonali che potrebbero minare i rapporti fiduciari e sociali tra le persone del gruppo di lavoro e i singoli. Al fine di mettere in risalto i ruoli, compiti ed obiettivi e mantenere il corretto contatto umano, è necessaria la pianificazione di almeno una riunione virtuale di gruppo pinificandola ad ore prestabilite e non ricorrendo ad improvvisazione che causerebbe un repentino blocco del lavoro in corso e conseguente stress psicofisico agli interessati.
Durante le riunioni è opportuno una umanizzazione dei dialoghi non incentrando solo la conversazione sugli obiettivi o sull’avanzamento dei progetti ma coinvolgendo gli interessati in una conversazione amichevole; durante le riunioni si devono evitare i cosidetti aggiornamenti sul progetto singolo delle persone coinvolte poichè le fasi di lavoro devono essere intraprese tra le persone del gruppo costantemente. La riunione è necessaria per fare il punto delle singole situazioni e non per raccontarsi lo stato avanzamento lavori dei singoli.
Le riunioni virtuali permettono di umanizzare i rapporti tra le persone dei gruppi di lavoro, lasciando la fredda mail solo per comunicazioni brevi tra le persone o da parte della’zienda verso persone coinvolte all’esterno. Le stesse sono fatte per permettere a tutti i partecipanti di condividere opinioni o progetti o leads in radar lavorativi senza prescidere dal rimanere in contatto reale con i componenti dell’azienda e mantenere una umanità nel rapporto stesso.
In questo contesto, si devono quindi comprendere anche situazioni personali ambientali, quali presenze familiari, rumori o telefonate in sottofondo, possibili momenti di stacco dal telelavoro al fine di permettere una pausa rilassante e chiarendo che certi comportamenti sono attribbuibili a tutti e non determinano una mancanza di collaborazione o rispetto verso altri soggetti presenti nel gruppo di lavoro.
Questo sarà un lungo periodo che non ci lascierà senza strascichi, approfittiamo di tutto questo per re-inventarci un nuovo modo di lavorare permettendoci di essere più smart ed efficaci nella risposta alla domanda del mercato che verrà.